Dokumente & Formalitäten
Vier Dokumente mit ähnlichen Namen und völlig unterschiedlicher Funktion. Welches Sie wofür brauchen, wer es ausstellt und in welcher Reihenfolge sie entstehen.
Nach einem Todesfall entstehen mehrere Dokumente, deren Namen sich ähneln und die regelmässig verwechselt werden. Wer beim Amt oder bei der Bank das falsche vorlegt, wird weggeschickt und verliert einen halben Tag.
Diese Übersicht erklärt die vier wichtigsten Papiere: wer sie ausstellt, wofür man sie braucht und in welcher Reihenfolge sie entstehen. Denn sie bauen aufeinander auf — ohne das erste gibt es das zweite nicht.
Sie wird von dem Arzt ausgestellt, der den Tod feststellt — im Spital, im Heim oder zu Hause. Sie bescheinigt den Eintritt des Todes mit Zeitpunkt und Ursache und ist das Fundament aller weiteren Schritte.
Ohne sie kann der Todesfall nicht beim Zivilstandsamt angemeldet werden, und ohne diese Anmeldung darf keine Bestattung stattfinden. Bewahren Sie das Original sorgfältig auf und geben Sie es nur dort ab, wo es tatsächlich verlangt wird.
Die Todesurkunde — teilweise auch Sterbeurkunde genannt — stellt das Zivilstandsamt aus, nachdem der Todesfall angemeldet und im Personenstandsregister beurkundet wurde. Sie ist das amtliche Dokument für den Rechtsverkehr.
Sie brauchen sie bei praktisch jeder Stelle: Banken, Versicherungen, Pensionskasse, AHV, Vermieter, Grundbuchamt, Telekommunikationsanbieter. Bestellen Sie deshalb gleich mehrere Exemplare — fünf bis zehn sind erfahrungsgemäss realistisch. Zuständig ist das Zivilstandsamt am Sterbeort; die Nachbestellung ist auch später möglich, kostet aber erneut Gebühren und Zeit.
Todesbescheinigung ist nicht gleich Todesurkunde. Die Bescheinigung kommt vom Arzt und dient dem Verfahren; die Urkunde kommt vom Zivilstandsamt und dient dem Rechtsverkehr. Wer bei der Bank die ärztliche Bescheinigung vorlegt, wird nicht weiterkommen — und umgekehrt genügt die Todesurkunde nicht, um die Bestattung anzumelden.
Die Erbenbescheinigung — je nach Kanton auch Erbschein oder Erbgangsurkunde genannt — weist aus, wer Erbe ist und wer über den Nachlass verfügen darf. Ausgestellt wird sie von der zuständigen kantonalen Behörde, in der Regel nach Eröffnung eines allfälligen Testaments.
Ohne sie geben Banken kein Geld frei und lässt sich keine Grundstückübertragung eintragen. Bis zur Ausstellung vergehen je nach Kanton und Komplexität einige Wochen. Bestattungskosten und laufende Wohnkosten begleichen die meisten Banken aber schon vorher direkt ab dem gesperrten Konto — fragen Sie ausdrücklich danach.
Der Leichenpass wird nur bei einer Überführung über eine Landesgrenze benötigt. Er bescheinigt, dass gegen den Transport keine gesundheitspolizeilichen Bedenken bestehen, und enthält Angaben zu Person, Transportweg und Sargversiegelung.
Für die meisten Zielländer kommt eine konsularische Legalisierung hinzu, je nach Land ergänzt um Apostille und beglaubigte Übersetzungen. Ausführlich erklärt haben wir das im Ratgeber Der Leichenpass. Innerhalb der Schweiz ist er nicht erforderlich; dort genügt die Bewilligung der Gemeinde.
Dann kehrt sich die Reihenfolge um: Die Todesbescheinigung und die ausländische Todesurkunde werden im Sterbeland ausgestellt. Damit der Tod in der Schweiz registriert wird, muss die ausländische Urkunde bei der Schweizer Vertretung eingereicht werden, die sie an das Zivilstandsamt des Heimatkantons weiterleitet.
Erst nach dieser Registrierung stellen die Schweizer Behörden ihrerseits Dokumente aus. Je nach Land sind zusätzlich Legalisierung, Apostille oder beglaubigte Übersetzungen nötig. Wir übernehmen diesen Weg für Sie — siehe Überführung in die Schweiz und den Ratgeber Todesfall im Ausland.
Fragen & Antworten
Beim Zivilstandsamt am Sterbeort, nach der Anmeldung des Todesfalls. Ist die Person in einem Spital oder Heim gestorben, meldet die Institution den Todesfall; die Urkunde beantragen Sie oder wir in Ihrem Auftrag. Eine spätere Nachbestellung ist bei jedem Zivilstandsamt möglich.
In der Regel ein bis wenige Werktage nach der Anmeldung des Todesfalls, sofern alle Unterlagen vollständig sind. Verzögerungen entstehen meist dann, wenn Dokumente der verstorbenen Person fehlen — etwa das Familienbüchlein oder bei ausländischen Staatsangehörigen die Aufenthaltsbewilligung.
Für viele Stellen genügt eine einfache Kopie, für Banken, Grundbuchamt und Versicherungen mit Auszahlung wird oft das Original oder eine beglaubigte Kopie verlangt. Beglaubigungen nehmen Gemeindeverwaltungen und Notariate vor. Im Zweifel fragen Sie vorher telefonisch nach — das erspart einen zweiten Weg.
Das kommt häufig vor und ist lösbar. Fehlende Identitätsdokumente oder Familienausweise lassen sich über die Heimatgemeinde beziehungsweise über das Zivilstandsamt rekonstruieren, bei ausländischen Staatsangehörigen über die zuständige Vertretung. Sagen Sie uns, was fehlt — wir kennen die Wege.